Outsourcing pracowniczy w 48h – gdzie szukać i kiedy z niego korzystać? 

Szukasz dostawcy usług outsourcingu pracowników? Chcesz poznać firmy oferujące outsourcing pracowniczy? Chcesz dowiedzieć się, jakie są zasady delegowania pracowników przez firmy wynajmujące personel? Chcesz dowiedzieć się, które ze znanych terminów traktowanych synonimicznie wobec outsourcingu doczekały się definicji legalnej? Odpowiedzi na te i 3 inne pytania poznasz, czytając nasz artykuł. 

Ten artykuł pomoże Ci dowiedzieć się: 

• czy potrzebujesz leasingu pracowników albo outsourcingu pracowników, 
• jak wygląda lista agencji pracy i ich branżowe specjalizacje,
• od czego zacząć optymalizację kosztów zatrudnienia pracowników. 

Outsourcing pracowniczy w świetle prawa 

Na wielu stronach www, które podejmują się omawianego w tym artykule zagadnienia, dowiesz się, że outsourcing jest formą usług, formą wynajmu albo formą zatrudnienia, która do tej pory nie została uregulowana przepisami prawa. 

Nie oznacza to, że instytucje prawne nie pochyliły się nad znaczeniem tego terminu. I tak oto, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r: „(…) outsourcing można zdefiniować jako przedsięwzięcie polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym”. 

Innymi słowy, outsourcing pracowników polega na tym, że firmy A (np. branża logistyczna, magazynowa) korzysta z pracowników od firmy XY (np. agencji pracy lub innej firmy logistycznej), by ramach tej pierwszej pełnili oni określone funkcje, wykonywali wskazane działania, przez określony czas. 

Chodzi o to, że firma A (czyli insourcer, tj. zamawiający usługę) zleca firmie XY (czyli outsourcerowi), realizacji określonych, konkretnych zadań za pomocą pracowników firmy XY. W tej konstrukcji podmiot korzystający z outsourcingu nie pozostaje w żadnym stosunku prawnym z osobą wykonującą pracę na jego rzecz. Czyli firma A korzysta z pracy pracowników zewnętrznych – pracowników firmy XY – jednakże to firma XY nadal jest tą, która zatrudnia i ponosi koszty związanych z ich zatrudnieniem. 

Najczęściej powierzanymi usługami firmom zewnętrznym są np.: księgowość, obsługa prawna, hosting stron www, SEO, sprzątanie, magazynowanie, rekrutacje. Zleceniodawca, firma A, może przekazać całą obsługę danego obszaru działalności swojej firmy zewnętrznemu usługodawcy albo jej część. A jak sugerują podane przykłady, outosurcing ten może mieć charakter długotrwały albo projektowy (jak np. tworzenie stron www). 

Outsourcing pracowniczy a terminy traktowane zamiennie 

W świadomości wielu biznesmenów zainteresowanych tym, jak efektywne pozyskiwanie pracowników zrealizować, pojęcia, takie, jak praca tymczasowa, leasing, bodyleasing i outsourcing są traktowane jak synonimy. A nimi nie są. Mają natomiast coś wspólnego ze sobą, stąd łatwo o pomyłkę. Odnoszą się bowiem do zjawiska, wedle którego firma A korzysta z umiejętności pracowników firmy XY (np. firmą oferującej pracowników fizycznych) na określony czas. 

Nim jednak przejdziemy do kwestii outsourcingu pracowników, trzeba pochylić się nad pojęciem outsourcingu. Otóż, outsourcing odnosi się do takiego zarządzania firmą, w ramach którego odciąża się pewne jej funkcje i przekazuje outsourcerowi – tj. firmie zewnętrznej (np. usługę rekrutacji i pozyskiwania pracowników czy usługi księgowe). Zabieg ten ma na celu najczęściej optymalizację procesów, optymalizację finansową przedsiębiorstwa czy mówiąc bardziej precyzyjniej – optymalizację kosztów zatrudnienia. Taki zabieg w nomenklaturze biznesowej określa się mianem outsourcingu zewnętrznego. Ten oznacza właśnie zlecenie innej firmie wykonanie danej funkcji, z kolei outsourcing wewnętrzny polega na wydzielenie wewnątrz firmy osobnej komórki poświęconej na wykonywanie nowych funkcji. Mając to na uwadze, wróćmy do najważniejszego zagadnienia tego artykułu.

Na początku tego wątku wspomnieliśmy o kilku terminach i o tym, że są mylone. Otóż, różnice między tymi terminami polegają, m.in. na zasadach delegowania wynajętemu pracownikowi zadań, na zakresie „odpowiedzialności” za tego pracownika, na tym, kto właściwie ma prawo zlecać danemu pracownikowi zadania, a więc, z kim de facto ma mieć dany pracownik podpisaną umowę – czy tylko z firmą XY (i to na jej barkach leżą kwestie pracowniczego ZUS), czy z także z firmą „wynajmującą”, tj. z firmą A. Przejdźmy do szczegółów. 

Praca tymczasowa vs outsourcing pracowników 

Zacznijmy od tego, czym jest praca tymczasowa i pracownik tymczasowy. Ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje, jak należy rozumieć interesujące nas tu terminy. Zgodnie z zawartą w niej treścią (art. 2) pracownik tymczasowy to taki pracownik, który jest zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej wyłącznie w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem zleceniodawcy, tj. pracodawcy użytkownika.

Z kolei praca tymczasowa to wykonywanie na rzecz pracodawcy (zwanego pracodawcą użytkownikiem) zadań. Zadań przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie (czyli 18 miesięcy), które: 

• mają charakter doraźny, sezonowym, okresowy; 
• których terminowe wykonanie nie byłoby możliwe w oparciu o pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika; 
• lub których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika. 

Przejdźmy zatem do wskazania różnic między pracą tymczasową a outsourcingiem kadr.  

Po pierwsze, w kontekście outsourcingu – to zleceniodawca, nasza wspomniana w przykładzie wcześniej firma A (np. z branży logistyczno-magazynowej) określa swoje oczekiwania dotyczące efektów działania outsourcera, firmy XY (np. biura pracowników tymczasowych, które specjalizuje się w pracownikach magazynowych). Natomiast w przypadku pracy tymczasowej to pracodawca użytkownik, na rzecz którego pracownik tymczasowy faktycznie wykonuje pracę, pełni nadzór nad jej wykonywaniem – wyznacza pracownikowi zadania i kontroluje ich realizację. 

Po drugie, w przypadku outsourcingu nie ma limitów odnośnie rodzaju wykonywanej pracy. Ousorcer niejako sam organizuje sobie pracę, która ma przynieść oczekiwany efekt (np. przeprowadzenie rekrutacji). Z kolei w przypadku pracy tymczasowej wykonywanie niektórych rodzajów pracy jest ograniczone przepisami ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych m.in.: prace szczególnie niebezpieczne, jak na przykład prace budowlane. 

Kolejna kwestia dotyczy czasu wykonywanych usług. Outsourcingu – w przeciwieństwie do pracy tymczasowej – nie obejmuje zestaw ograniczeń, który wynika z ustawy o pracownikach tymczasowych, tj. limit 18 i 36 miesięcy. Co to znaczy? 

Agencja pracy może skierować pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Wtedy po okresie 18 miesięcy wykonywania pracy tymczasowej na rzecz 1 pracodawcy? ten sam pracownik tymczasowy może być ponownie skierowany do tej samej firmy dopiero po upływie okresu kolejnych 18 miesięcy.  

Łącznie moze to być 36 miesięcy, jeżeli pracownik tymczasowy jest skierowany do zadań nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika. W takim przypadku pracownik tymczasowy może być skierowany przez agencję do tego samego pracodawcy użytkownika nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy. Warto o tym pamiętać, bo wysokość grzywny za naruszenie ograniczeń w stosowaniu pracy tymczasowej czy wykroczenia przeciwko prawom pracownika tymczasowego może wynieść od 1 000 zł do 30 000 zł. 

Gdy mowa o wynagrodzeniach to także mowa o różnicach między oboma terminami. W przypadku pracownika tymczasowego pracodawca użytkownik zobowiązany jest płacić wynagrodzenie na poziomie identycznym, co reszcie pracownikom w ramach firmy pracodawcy użytkownika.  

Skąd te rożnice? Otóż, mają swoje umocowanie w prawie. Outsourcing reguluje zbiór przepisów kodeksu cywilnego oraz umowa handlowa, która została zawarta między firmą A a firmą XYi. Z kolei zbiór przepisów o pracy tymczasowej – czyli wspomniana już ustawa z 2003 roku – ustanawia zasady korzystania z usług pracowników tymczasowych. 

Leasing pracowniczy vs outsourcing pracowników

Parafrazując treść zawartą na stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, leasing pracowniczy polega na wykonywaniu przez pracownika firmy XY pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy trzema stronami. Trzema stronami ponieważ, pracownik jest związany stosunkiem pracy zarówno z leasingodawcą, jak i leasingobiorcą. Firmy po uzgodnieniach zawierają ze sobą umowę, w której opisane są wszystkie warunki współpracy. Pracownicy natomiast pracują zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej.  

Zatem cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od leasingu pracowniczego jest liczba stron biorących udział w przedsięwzięciu. Chodzi o podmioty uczestniczące w procesie leasingu oraz outsourcingu pracowników. Przypominamy, że outsourcing polega na zleceniu przez firmę A wykonania określonego zadania przez firmę XY, a efekt pracy jest niejako głównym miernikiem współpracy tych dwu podmiotów. Za tym idzie to, że pracownicy nie są zatrudniani tymczasowo w firmie A, u zleceniodawcy, tylko nadal są pracownikami firmy XY, czyli zleceniobiorcy (np. agencji SEO). 

Leasing pracowników – w świetle obowiązujących przepisów –  jest usankcjonowaną prawnie formą wynajmowania pracownika (czytaj: Wynajem pracowników fizycznych). Pracownika, który co prawda pozostaje zatrudniony przez firmę XY, ale podejmuje stosunek pracy na rzecz innego podmiotu gospodarczego. Innymi słowy, różnica między obiema formami pozyskiwania pracowników polega na tym, że outsourcing jest układem dwustronnym i tym samym zakres delegowania pracownikom (tudzież zarządzanie pracownikami) jest ograniczony. Z kolei leasing ma charakter trójstronny, gdyż pojawia się  zatrudniony i jest traktowany jako pracownik tymczasowy, zaś na mocy umowy z leasingobiorcą jest zobowiązany do wykonywania zleceń w zgodzie z tym, czego leasingodawca oczekuje. 

I na koniec ciekawostka księgowa – jeśli można to tak nazwać. Przedmiotem leasingu pracowniczego nie jest pracownik. Przedmiotem jest usługa wykonywana przez niego. A to z kolei oznacza, że koszt korzystania z takiej usługi można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej. 

Outsourcingu pracowniczy czy pracownicy tymczasowi? Gdzie pozyskiwać personel? 

Jak wskazaliśmy powyżej, korzystanie z usług outsourcerów ma swoje wady i zalety. Dla przykładu, dla pewnych firm brak bezpośredniego i stałego podporządkowania pracownika nabytego drogą outsourcingu ma istotne znaczenie. Bo ważniejsze jest to, nie jak praca jest wykonywana, tylko czy zostało zrealizowane zlecenie zgodnie z oczekiwaniami usługobiorcy (np. czy właściciel strony www jest zadowolony z usług SEO). Efekt jest najważniejszy oraz terminowość i jakość – nazwijmy to – produktu powstałego w wyniku skorzystania z usług outsourcera. 

Dla tych, którzy chcą mieć większy wpływ na zakres wykonywanych obowiązków przez pracownika, większego znaczenia nabierają oferty firm zewnętrznych z pracownikami tymczasowymi, a nawet pracownikami na godziny. W takim przypadku musiałby się zwrócić do firm, jakimi są agencje pracy tymczasowej. To one bowiem zatrudniają pracowników, którzy otrzymują status pracowników tymczasowych właśnie na mocy stosunku pracy pomiędzy agencją i pracownikiem.  

To agencje odpowiadają za opłacanie składek ZUS czy wypłatę wynagrodzenia. To one pełnią funkcję firmy wypożyczającej. To one tworzą bazę dyspozycyjnych pracowników, a następnie nawiązują z nimi stosunek pracy, polegający na delegowaniu do poszczególnych zleceń od przedsiębiorców. I co godne uwagi: przedsiębiorcy korzystając z usług takiej firmy (agencji), nie korzystają z usług leasingu pracowniczego. Dlaczego? Właśnie dlatego, że wypożyczający pracodawca nie opłaca pracownika. Rozlicza się tylko z biurem pracowników tymczasowych. 

W przypadku skorzystania z oferty pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik nadzoruje określoną pracę i to on w pewnych sytuacjach jest zobowiązany czy to do dbałości o BHP, czy o bezpieczeństwo pracownika, czy o pewne kwestie administracyjne związane z korzystaniem z jego kompetencji, jak ewidencja czasu pracy.  

Umowy przy outsourcingu pracowników 

Ze względu na brak regulacji prawnych funkcjonuje duża różnorodność w sposobach świadczenia tego typu usług. Wedle prawników, możne je podzielić na dwie postaci (albo strategie). Pierwsza, to wprowadzana poprzez przejście na outsourcera części pracowników firmy, przejścia części zakładu pracy. Przejęcie przez niego pracowników insourcera, bez potrzeby przeprowadzania zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników, a które mogą finansowo być uciążliwe dla takiej firmy. Takie przejście pracowników nie tylko na papierze, sankcjonowane umową, gdyż prawo pracy daje dość klarowne sugestie, co ma się na ten transfer składać, by uniknąć „pozornego outsourcingu pracowniczego” i negatywnych finansowo konsekwencji z tym związanych. 

Druga postać polega na tym, że firma A, zamawiająca outsourcing rezygnuje z pewnej części swojej działalności i przekazuje ją do wykonania przez firmę XY, czyli outsourcera, agencję pracy, firmę IT, etc. Firma XY, firma outsourcingowa, wykonuje zadania, realizuje projekt przy pomocy swojego personelu. Outsourcer, czyli firma XY, kieruje pracowników do innego podmiotu, do firmy A, by ci wykonali wskazane w umowie zadania, ale nadal to nie są pracownicy podmiotu zamawiającego usługę. 

Jak wskazują prawnicy, usługa outsourcingu może być realizowana w oparciu o znane wszystkim umowy (tzw. umowy nazwane) – umowy o świadczenie usług czy umowy o dzieło. Ale także w oparciu o umowy nienazwane, a które dopuszczalne są na mocy ogólnej zasady swobody zawierania umów.  

Umowa outsourcingu pracowniczego powinna wyraźnie przewidywać i wskazywać to, że insourcer nie sprawuje kontroli nad osobami, które świadczą na jego rzecz usługi. Ten element pozwoli odróżnić outsourcing od pracy tymczasowej czy leasingu pracowniczego. Zamiast sprawowania kontroli nad pracownikami, nadzór insourcera powinien sprowadzać się do weryfikacji jakości świadczonych przez outsourcera usług (np. firma oferująca outsourcing logistyczny).  

Co zatem powinna zawierać prawidłowo skonstruowana umowa outsourcingu pracowniczego? 

• Jakie zadania czy funkcje ma realizować outsourcer na rzecz insourcera (np. agencja pracy tymczasowej na rzeczy firmy logistycznej).
  
• Czy powierzone zadania firma XY (przykładowo, agencja pracy) realizuje za pomocą własnych pracowników czy za pomocą pracowników insourcera. 
  

• Wskazać sposób weryfikacji, nawet jeśli ma mieć to postać wskaźników i metryk, jakości usług świadczonych przez outsourcera.