Koszty zatrudnienia pracowników w 2024 roku – kalkulator i optymalizacja

Firma, którą reprezentujesz szuka sposobu, jak zoptymalizować koszty zatrudnienia? Niniejszy artykuł pomoże odpowiedzieć na to zagadnienie specjalistom, managerom  oraz dyrektorom różnych branż. Znajdziesz tutaj informacje uzupełnione o prawne i księgowe aspekty procesu zarządzania pracownikami oraz biznesem, propozycje usprawnień i – w efekcie – podniesienia kondycji finansowej firmy. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jaki jest pierwszy krok, by zacząć optymalizować koszty zatrudnienia pracowników w 2024;
• jak kalkulator kosztów zatrudnienia pracowników jest w stanie pomóc rozpocząć oszczędzanie,
• z jakich opcji optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników korzystają firmy, 
• jaka jest różnica między agencją pracy tymczasowej a natychmiastowej. 

Czym jest koszt zatrudnienia pracowników?

Od stycznia 2024 r wysokość minimalnego wynagrodzenia wzrosła. A żeby tego było mało minimalna krajowa ponownie wzrośnie wraz z 1 lipca 2024. Nie tylko firmom zatrudniającym na podstawie umowy o pracę ten stan rzeczy nie ułatwia prowadzenie biznesu.
.
 

Koszt zatrudnienia pracowników lub, mówiąc bardziej precyzyjnie, koszt całkowity zatrudnienia pracowników to suma wszystkich kosztów ponoszonych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem danego pracownika. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika obejmuje jego wynagrodzenie brutto, składki na ubezpieczenie społeczne, podatki oraz dodatkowe obciążenia (np. związane z odzieżą ochronną).

Składowe kosztu zatrudnienia pracowników

• Wynagrodzenie = najważniejszy, podstawowy, fundamentalny koszt zatrudnienia pracownika. Tenże obejmuje nie tylko płace, ale także dodatki, premie i inne formy wynagrodzenia.
• Składki na ZUS – na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Po stronie pracodawcy leży odprowadzanie składek. Na ubezpieczenia społeczne, emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne.
• Rozliczenia z Urzędem Skarbowym. Pracodawca ma za zadanie przekazywać podatki od wynagrodzenia pracowników i odprowadzać je do odpowiedniego US.
• Dodatkowe świadczenia obejmują ubezpieczenia na życie, ubezpieczenia zdrowotne prywatne, karty obiadowe, itp.
• Koszty zatrudnienia pracowników obejmują oczywiście koszty dotyczące selekcji i rekrutacji pracowników.
• Rozwój pracowników i szkolenia to kolejne koszty zatrudnienia, które ponosi firma.
• Koszty związane z absencją pracownika – koszty związane z opłacaniem urlopów, absencji wynikających z chorób tudzież innych form absencji, a regulowanych przepisami prawa pracy.
• Nie jest to popularna praktyka, ale koszty takie, jak: komputer, monitory, oprogramowanie, wyposażenie biurowe czy odpowiednie obuwie, rękawiczki, garderoba, czy jeszcze inne – nazwijmy to – materialne składowe kosztu zatrudnienia pracownika także determinują jego ostateczną wysokość.

Całkowity koszt zatrudnienia pracowników kształtowany jest oczywiście poprzez rodzaj umowy, jaki łączy pracownika z pracodawcą. Praca na umowę zlecenie – jeśli chodzi o koszty poniesione przez firmę – będzie się znaczącą różnić od pracy na umowie o pracę właśnie ze względu na związane z każdym typem umowy obciążeniami. Więcej na temat tego, jaką strategię optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników jest wybrać podpowie niniejszy artykuł.

Jak zoptymalizować koszty zatrudnienia pracowników 2024 roku – propozycje

Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników – czyli co?

🔴Zatrudnienie pracowników tymczasowych

Zatrudnienie tego typu pracowników nie dotyczy tylko firm, których produkty czy usługi mają charakter sezonowy. Z pracowników tymczasowych albo z oparcia strategii zatrudnienia na modelu mieszanym (mix pracowników etatowych i tymczasowych – np. z umową o pracę i umową o dzieło) korzystają firmy handlu detalicznego różnych branż: dyskonty, sklepy sieciowe z elektroniką, odzieżą, biżuterią, DIY czy duże hipermarkety, firmy logistyczne oraz magazynowe (nie tylko z łańcucha wspierającego retail) czy produkcyjne. Co im to daje? 

Przede wszystkim, pracodawca zatrudniający pracowników tymczasowych (zwany pracodawcą użytkownikiem) nie musi prowadzić rozliczeń płacowych, a także nie ponosi kosztów rekrutacji czy selekcji pracowników. Pracodawca nie zgłasza nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych, nie odprowadza składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Ponadto, jest zwolniony z obowiązku wypłacenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Wszystko to i inne świadczenia spoczywają na instytucji dostarczającej pracowników. 

Pracodawca użytkownik rozlicza się z firmą – nazwijmy to w ten sposób – dystrybuującą pracowników tymczasowych (np. agencje pracy tymczasowej czy agencja pracy natychmiastowej). Robi to w oparciu o liczbę godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych w danym miesiącu. Co istotne, firma użytkownik ma znacznie większy wpływ na zakres obowiązków takiego pracownika, niż w przypadkach opisanych poniżej.  

Szczegóły korzyści finansowych wynikających z korzystania pracowników tymczasowych przedsiębiorcy wyliczają na podstawie kalkulatora kosztów zatrudnienia pracownika.

🔴Outsourcing pracowniczy 

Outsourcing usług, outsourcing procesów, a w omawianym przypadku – outsourcing pracowniczy polega na zleceniu podwykonawcy konkretnej usługi do realizacji. Dzięki temu, podmiot zlecający może skupić się na rozwoju biznesu i wykonywaniu głównych zadań, powierzając realizację procesów pobocznych zewnętrznej firmie. Jest to kolejny sposób na poprawę kondycji finansowej firmy. 

W tym przypadku stronami umowy są dwa podmioty. Firma zlecająca zadania do wykonania oraz podmiot podejmujący się jego wykonania (outsoucer). Ma to swoje konsekwencje, które nie przypadają wszystkim do gustu.  

Otóż, w przypadku outsourcingu pracowniczego powierza się wykonywanie zadań nie tyle pracownikowi tymczasowemu, co podmiotowi zewnętrznemu. To on de facto zarządza wynajętymi przez siebie pracownikami, przy pomocy których wykonuje zlecone czynności. Z kolei pracownik tymczasowy zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej, wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkowania. 

W przypadku outsourcingu zleceniodawca określa tylko oczekiwania dotyczące efektów działania zleceniobiorcy. Przy tej formie współpracy nie przekazuje się zleceniobiorcy żadnych bieżących instrukcji dotyczących sposobów realizacji zadań. 

🔴Leasing pracowniczy (wynajem pracowników) 

Leasing pracowniczy, zgodnie z definicją zawartą w art. 174 Kodeksu Pracy, polega na oddelegowaniu pracownika, za jego zgodą wyrażoną na piśmie, do wykonywania pracy u innego pracodawcy (zwanego pracodawcą użytkownikiem) na mocy porozumienia zawartego między pracodawcami.  

Mówiąc krótko, leasing pracowniczy (zwany także wynajmem pracowników) polega na wykonywaniu przez pracownika pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy stronami. Zaś umowa – we przeciwieństwie do outsourcingu – ma charakter trójstronny. Obejmuje nie tylko firmę zlecającą i agencję pracy tymczasowej, ale także samego pracownika. A to z kolei oznacza, że pracodawca użytkownik może – w zgodzie z zapisami umowy, jaka łączy dwie firmy – dookreślić zakres obowiązków oddelegowanego pracownika, jego wynagrodzenie oraz czas wykonywanej pracy. 

Powyżej wspominamy o modelu firma-firma, tj. firmy miedzy sobą ustalają warunki, na mocy których pracownik jest jednej z nich wynajmowany. Poza takim modelem, w grę wchodzi jeszcze taki z udziałem agencji pracy tymczasowej. W jego ramach leasingobiorca zatrudnia firmę, która zajmuje się „wynajmem” pracowników. Z kolei pracownicy pracują zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej. 

Główną zaletą leasingu pracowniczego są kwestie ekonomiczne. Usługi agencji pracy tymczasowej bowiem kwalifikowane są jako koszty zewnętrzne (a nie jako stałe koszty pracy). A to z kolei daje dużą oszczędność dla firm. 

Podsumowanie – czy można pominąć zagadnienie optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników w 2024?

Z roku na rok minimalna krajowa wzrasta (patrz, ile wyniesie minimalna krajowa w 2024), co z kolei determinuje wzrost kosztów zatrudnienia pracowników, a dalej – determinuje stan i decyzje w kontekście planowania budżetu firm. Stąd zagadnienie optymalizacji kosztów zatrudnienia wydaje trudne do uniknięcia. Stosowanie nowoczesnych narzędzi HR może być pomocne, niemniej, decyzja nie leży w mocy narzędzi.

Sposobów jest kilka, z czego jednym z najbardziej radykalnych sposobów na obniżenie kosztów pracodawcy jest oczywiście redukcja liczby pracowników. Z tych mniej radykalnych czytelnik niniejszego artykułu dowie się powyżej. Co raz więcej firm, bardzo znanych marek, korzysta z faktu, że może bezboleśnie zmienić model zatrudnienia pracowników na elastyczny, który uwzględnia zarówno pracowników etatowych i pracowników tymczasowych. Niemniej, korzyści finansowe uprzednio wyliczane są na podstawie kalkulatora kosztów zatrudnienia. W końcu chodzi o racjonalne decyzje, zwłaszcza w szybko zmieniających się warunkach gospodarczych.