Nowoczesne narzędzia HR – zagraniczne i polskie stosowane przez działy HR 

Rynek narzędzi HR (Human Resources) jest ogromy. Obejmuje szeroki zakres narzędzi oferujących przekrój funkcji, których nadrzędnym celem jest sprawne zarządzaniem codziennymi obowiązkami działu rekrutacji oraz współpracą pracowników w firmie. Istnieje kilka rodzajów oprogramowania HR. Podczas gdy niektóre systemy HR pełnią jedną podstawową funkcję (np. motywowanie czy pozyskiwanie pracowników), inne są kompleksowe i obejmują kombinację usług. Oto niektóre z najpopularniejszych typów narzędzi HR i systemów do zarządzania rekrutacją, zasobami ludzkimi i wydajnością. 

Ten artykuł pomógł:

• szukali narzędzie do szybkiego pozyskiwania pracowników,
• chcieli poznać marki narzędzi do monitorowania wydajności.

Jakie są rodzaje nowoczesnych narzędzi HR do zarządzania?

1. Rekrutacja, zatrudnianie i onboarding – to grupa narzędzi HR, które mogą pomóc w pozyskiwaniu kandydatów, w procesie rekrutacji, weryfikacji czy integracji nowych pracowników. Te platformy HR obejmują: 

• Oprogramowaniem rekrutacyjnym może być zarówno ledwie jedna z wielu funkcji obszernego Human Resource Management System, może to być ATS (ang. Applicant Tracking System, system śledzenia kandydatów) czy przeznaczone do tego celu aplikacje. Wiele zależy od potrzeb firmy czy – mówiąc bardziej precyzyjnie – wyzwań do pokonania przez osoby zarządzające kadrami. Mimo wielu różnic, celem ich jest wsparcie podczas pozyskiwania najlepszych kandydatów. Pozwalają zaoszczędzić czas. A to wszystko poprzez zautomatyzowanie wielu czynności, jakie składają się na to, co kryje się pod słowem „pozyskiwanie pracowników” cz funkcjonalne zarządzanie procesem i dokumentacją, rozbudowaną analitykę i raportowanie. Przykładowe narzędzia dla HR w tej kategorii to: 
  • https://peopleforce.io/
  • https://traffit.com/pl/

• Narzędzia do pozyskiwania pracowników / baza pracowników. Nie chodzi o kolejne job boardy, które nie stanowią źródła pracowników, których można wynająć “na już”. Są zbiorem ogłoszeń o pracę, nadal jednak cały proces rekrutacji leży po stronie pracodawcy. Chodzi o narzędzia i aplikacje, które oferują sprawdzonych, zweryfikowanych pracowników na dane stanowiska czy do danej branży. Bez konieczności przesyłania CV czy rozmów rekrutacyjnych. Takie narzędzia, jak np. aplikacja pracą z dorywczą i pracownikami na godziny Tikrow, pozwalają wystawić pracodawcy zlecenie na konkretną pracę do wykonania. Potencjalni pracownicy przyjmują zlecenia i przychodzą je wykonać, bez konieczności uruchamiania czasochłonnego procesu. Pracodawca ma wykonaną pracę „od ręki”, a pracownik szybką wypłatę.
  • https://tikrow.com/

• Oprogramowanie do śledzenia kandydatów (ang. ATS – Applicant Tracking System) pierwotnie skupiało się głównie na funkcjonalnościach związanych z przetwarzaniem aplikacji kandydatów, polegających na skanowaniu ich CV i przechowywaniu ich w postaci elektronicznej. Optymalizacja witryny kariery (CSO), automatyzacja selekcji, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, markowe e-maile i markowe strony karier, możliwości SMS-ów, referencje i automatyzacja sprawdzania przeszłości, sztuczna inteligencja (AI) i narzędzia usprawniające współpracę to tylko niektóre z funkcji oferowanych przez współczesne najnowocześniejsze systemy ATS. Przykładowe narzędzia HR w tej kategorii to: 
  • https://www.workday.com/ 
  • https://elementapp.ai/

• Oprogramowanie i usługi sprawdzające przeszłość kandydata to kolejna kategorii narzędzi HR wspierających pozyskiwanie pracowników. Oprogramowanie do sprawdzania przeszłości to narzędzie HR umożliwiające weryfikację danych osobowych i zawodowych poszczególnych osób. Skutecznie skanuje historię kryminalną, finansową i zatrudnienia. Narzędzie to pomaga firmom w podejmowaniu lepszych decyzji, zapewnianiu bezpieczeństwa w miejscu pracy i utrzymywaniu zgodności z normami prawnymi. Kluczowe funkcje oprogramowania do sprawdzania przeszłości obejmują: weryfikację tożsamości, sprawdzanie karalności, analizę historii zatrudnienia, przeglądanie historii kredytowej i weryfikację wykształcenia. Przykładowe narzędzia: 
  • https://www.goodhire.com/ 
  • https://checkr.com/

• Oprogramowanie do onboardingu i offboardingu. Onboarding pracowników obejmuje wszystkie kroki niezbędne do pomyślnego wdrożenia i produktywności nowego pracownika, natomiast offboarding wiąże się z oddzieleniem pracownika od firmy. Oprogramowanie onboardingowe obejmuje czynności administracyjne (rejestrowanie świadczeń), czynności wyposażeniowe (przydzielanie przestrzeni biurowej, identyfikację użytkownika i własność pracodawcy) oraz orientację (kontakt ze współpracownikami i szkolenia). Co ciekawe, niektóre organizacje uwzględniają zarządzanie wydajnością swoich pracowników w ramach onboardingu. Z kolei oprogramowanie do odejścia pracowników wykorzystywane jest do zarządzania procesem odchodzenia pracowników z firmy. To oprogramowanie pomaga zautomatyzować i usprawnić zadania, takie jak odbieranie dostępu do systemów firmowych, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i zarządzanie zwrotami mienia firmy. Przykładowe narzędzia HR z tej kategorii: 
  • https://remote.com/ 
  • https://www.zavvy.io/pl

2. Rozliczanie pracy pracowników – tego typu narzędzia HR pomagają śledzić, ile godzin pracują pracownicy oraz wspierają proces ich odpowiedniego nagradzania. Oto kilka przykładów tych platform HR: 

• Oprogramowanie do planowania pracy pracowników automatyzuje proces tworzenia i zarządzania harmonogramami pracowników. Automatyzuje korekty kadrowe, optymalizuje harmonogramy, przydziela zmiany. Tego typu narzędzie HR pomaga zachować zgodność i zarządzać wnioskami o urlopy pracowników. Przykładowe oprogramowanie HR w tej kategorii:
  • https://clockify.me/
  • https://www.bitrix24.pl/

• Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy i obecności.
  Zasadniczo w tego typu narzędziach HR chodzi o śledzenie i monitorowanie godzin pracy pracowników, szczególnie w pracy zdalnej. Na przykład, kiedy rozpoczynają pracę, kiedy ją kończą, jak długo trwają przerwy, dni chorobowe i czas wolny. Monitorowanie czasu pracy pracowników można przeprowadzić na wiele sposobów. Na przykład poprzez dziurkowanie kart czasu pracy, grafików, używanych programów podczas pracy.

• Oprogramowanie do zarządzania benefitami.
  Narzędzia HR do zarządzania świadczeniami pracowniczymi eliminują tradycyjną dokumentację i automatyzują uprawnienia pracowników do świadczeń, wybory i zapisy na opcje medyczne, dentystyczne i inne. Tego typu oprogramowanie może również pomóc w zarządzaniu czasem wakacji, dodatkowymi programami odnowy biologicznej, stypendiami i innymi dodatkami.

• Oprogramowanie i usługi płacowe  
  Firmy korzystają z oprogramowania płacowego do zarządzania, organizowania i automatyzowania procesu płatności pracowników i składania zeznań podatkowych. Dla niektórych służy ono jako narzędzie wspierające proces optymalizacji, gdy koszty zatrudnienia pracowników w 2024 są za wysokie. Tego typu narzędzia limitują czasochłonne zadania kadrowo-płacowe dla kadr, ogranicza błędy płacowe i gwarantuje pracownikom terminowe otrzymywanie wynagrodzeń. Dodatkowo, rozwiązania w zakresie oprogramowania płacowego automatycznie aktualizują się w przypadku zmiany przepisów podatkowych i powiadamiają pracodawców o konieczności złożenia formularzy podatkowych.

3. Zarządzanie siłą roboczą. Zarządzanie siłą roboczą (ang. workforce management) to sposób, w jaki pracodawcy strategicznie przydzielają ludzi i zasoby, monitorują frekwencję i przestrzegają stale zmieniających się przepisów i regulacji obowiązujących w miejscu pracy. Ostatecznym celem jest optymalizacja produktywności i zmniejszenie ryzyk w obrębie firmy. Różne rodzaje oprogramowania HR mogą pomóc w zarządzaniu ogólną siłą roboczą. Możesz rejestrować ważne dokumenty HR, śledzić wydajność pracowników i zwiększać zaangażowanie pracowników. Oto kilka przykładów tego rodzaju platform HR: 

• Oprogramowanie do monitorowania pracowników 
  Oprogramowanie do monitorowania pracowników zapewnia pracodawcom szczegółowe informacje o tym, jak pracownicy spędzają czas, w tym z jakich programów korzystają i ile czasu spędzają na projektach i zadaniach związanych z pracą. Oprogramowanie do monitorowania pracowników śledzi i rejestruje ich zachowanie, gdy są oni na bieżąco, w tym strony internetowe, do których pracownicy mają dostęp, wysyłane wiadomości, używane programy i otwierane pliki. Cel monitorowania pracowników jest dwojaki: zapewnienie, że zasady firmy nie zostaną naruszone oraz zagwarantowanie produktywności pracowników. 

• Oprogramowanie do zarządzania wydajnością.  
  Ogólnie rzecz biorąc, narzędzia HR związane z zarządzaniem wydajnością oferują funkcje umożliwiające wyznaczanie celów i oczekiwań pracowników, śledzenie wydajności i efektów organizacji pracy pracowników w czasie rzeczywistym, coaching, prowadzenie spotkań, zbieranie informacji zwrotnych i docenianie osiągnięć pracowników za pomocą nagród. Tego typu systemy pomagają poprawić wskaźniki HR. Bowiem, po zebraniu danych dotyczących wyników, menedżerowie mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące wynagrodzeń i rozwoju na poziomie indywidualnym i całej organizacji.

• Oprogramowanie angażujące pracowników 
  Oprogramowanie angażujące pracowników to cyfrowe narzędzie zaprojektowane w celu poprawy i śledzenia poziomu zaangażowania i satysfakcji pracowników w firmie. Oferuje funkcje takie jak zbieranie informacji zwrotnych, ankiety, funkcjonalności do komunikacji wewnętrznej i analitykę zaangażowania. Celem narzędzi angażujących pracowników jest wspólna praca na rzecz zwiększenia satysfakcji, zaangażowania i produktywności pracowników w miejscu pracy. Oprogramowanie angażujące pracowników zbiera opinie pracowników, wyznacza cele, nagradza dobre wyniki i gromadzi statystyki zaangażowania. Niektóre z nich oferują funkcjonalności dotyczące grywalizacji.

• Oprogramowanie do zarządzania nauką. 
  Systemy zarządzania nauczaniem (LMS) to platformy oprogramowania zaprojektowane do zarządzania, dystrybucji i śledzenia szkoleń pracowników. Są często używane w środowiskach korporacyjnych do prowadzenia kursów online i śledzenia postępów pracowników.

Jak wybrać najlepsze narzędzie HR?

1. Ocena potrzeb biznesowych

Przed przystąpieniem do procesu wyboru oprogramowania HR istotne jest określenie konkretnych wymagań HR. Oceń swoje obecne procesy HR i wskaż obszary, które mogą zyskać na automatyzacji. Określ, czy potrzebujesz funkcji takich jak zarządzanie danymi pracowników, przetwarzanie płac, administracja świadczeniami, zarządzanie wydajnością, czy choćby rekrutacją. Rozumiejąc potrzeby biznesowe, możesz skoncentrować się na znalezieniu takiego narzędzia HR, które spełni Twoje unikalne wymagania. 

2. Kompatybilność z istniejącymi systemami 

Kompatybilność jest istotnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia dla HR-owców. Upewnij się, że oprogramowanie bezproblemowo integruje się z istniejącą infrastrukturą IT i innymi narzędziami używanymi przez Twoją organizację. Niekompatybilne systemy mogą prowadzić do powielania danych, błędów i nieefektywności. Konieczne jest sprawdzenie, czy oprogramowanie można zintegrować z narzędziami do zarządzania zasobami ludzkimi, oprogramowaniem księgowym i innymi aplikacjami biznesowymi. Wybór oprogramowania, które można płynnie zintegrować z istniejącymi systemami, zoptymalizuje produktywność i usprawni procesy HR.

3. Przyjazność dla użytkownika i łatwość nawigacji 

Przyjazność dla użytkownika jest krytycznym aspektem oprogramowania HR. Zaś łatwość obsługi danego narzędzia (niezależnie od branży czy celu) determinuje o jego zakupie czasem bardziej, niż przyjazna cena. Oprogramowanie powinno mieć intuicyjny interfejs i prostą nawigację, dzięki czemu wszyscy członkowie Twojego zespołu HR będą mogli z niego łatwo korzystać, niezależnie od ich wiedzy technicznej. Przyjazny dla użytkownika interfejs skraca czas nauki, umożliwiając zespołowi HR szybkie dostosowanie się do oprogramowania i maksymalizację produktywności. Logiczny przepływ pracy w oprogramowaniu zwiększa efektywność procesów HR, ułatwiając Twojemu zespołowi nawigację i płynną realizację zadań. 
 

4. Opcje dostosowywania

Każda organizacja ma typowe dla siebie, by nie powiedzieć, że niepowtarzalne wymagania względem zadań HR. Poszukaj takiego narzędzia HR, które oferuje opcje dostosowywania (czy, jakbyśmy to powiedzieli czasem, customizowania), aby dostosować system do Twoich i Twojego zespołu konkretnych potrzeb. Dostosowanie umożliwia skonfigurowanie oprogramowania zgodnie z przepływami pracy, zasadami i potrzebami raportowania organizacji. Wysoce konfigurowalne rozwiązanie w zakresie oprogramowania HR zapewnia jego idealne dopasowanie do procesów biznesowych sensu largo i zwiększa jego skuteczność w stawianiu czoła wyzwaniom, których wcześniej nie przewidziałaś/-eś.

5. Skalowalność dla przyszłego wzrostu

Wraz z rozwojem Twojej firmy, Twoje wymagania HR będą ewoluować. Wybór oprogramowania HR, które można skalować wraz z rozwojem organizacji, jest niezwykle istotny i stanowi kolejny bardzo istotny czynnik zakupowy. Weź pod uwagę takie oprogramowanie HR, które zapewnia, że będzie w stanie obsłużyć rosnącą ilość danych pracowników i uwzględnić dodatkowe funkcje w miarę rozwoju Twojej firmy. Wybór skalowalnego oprogramowania HR uratuje Cię od kłopotów związanych z migracją do nowego systemu w przyszłości, umożliwiając płynną ciągłość procesów HR.

6. Solidne funkcje bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo danych i ochrona wrażliwych danych pracowników jest sprawą najwyższej wagi. Oceń funkcje bezpieczeństwa oferowane przez oprogramowanie HR. Poszukaj funkcji takich jak szyfrowanie danych, bezpieczne dane logowania i regularne tworzenie kopii zapasowych danych, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność informacji o pracownikach (dotyczy to obecnych pracowników firmy, jak i bazy kandydatów). Niezawodne oprogramowanie HR powinno być zgodne z branżowymi standardami i przepisami bezpieczeństwa, zapewniając Ci spokój ducha, wiedząc, że Twoje dane są bezpieczne.

7. Oprogramowanie w chmurze zapewniające dostępność każdemu użytkownikowi

Dzięki oprogramowaniu działającemu w chmurze możesz uzyskać dostęp do swoich danych HR z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, za pomocą przeglądarki internetowej i połączenia internetowego. Eliminuje potrzebę utrzymywania kosztownych serwerów, wykonywania aktualizacji oprogramowania i tworzenia kopii zapasowych. Oprogramowanie HR oparte na chmurze jest szczególnie korzystne dla firm posiadających wiele lokalizacji lub pracowników zdalnych, ponieważ umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym i łatwy dostęp do danych HR. 

8. Ocena wsparcia dostawcy

Wybierz dostawcę, który oferuje doskonałą obsługę klienta i pomoc. Sprawdź, czy dostawca danego narzędzia HR zapewnia zasoby online, samouczki lub całodobową obsługę klienta – tak, by każdy z członków działu HR mógł je opanować bez angażowania pozostałych członków. Reagująca obsługa klienta ma kluczowe znaczenie dla szybkiego rozwiązywania wszelkich problemów i wątpliwości, które mogą pojawić się podczas wdrażania lub użytkowania oprogramowania. Dobre wsparcie dostawców zapewnia niezbędne wskazówki i pomoc na każdym etapie korzystania z oprogramowania HR, maksymalizując wartość i wydajność oprogramowania.

9. Model cenowy i licencjonowania

Weź pod uwagę swój budżet oraz model cenowy i licencjonowania oferowany przez dostawcę oprogramowania HR. Oceń, czy ceny są zgodne z zasobami finansowymi Twojej organizacji i celami długoterminowymi. Niektóre rozwiązania programowe wymagają poniesienia kosztów początkowych, podczas gdy inne oferują ceny oparte na subskrypcji. Dokładnie oceń cen, związane z nimi funkcjonalności i warunki licencji, aby upewnić się, że są rozsądne i zapewniają niezbędne funkcje i wsparcie w ramach Twojego budżetu.

10. Recenzje i referencje użytkowników

Czytanie recenzji i referencji użytkowników może dostarczyć cennych informacji na temat skuteczności i niezawodności rozwiązań w zakresie oprogramowania HR. Poszukaj recenzji firm podobnych do Twojej, aby lepiej poznać wydajność i przydatność oprogramowania. Dodatkowo możesz poprosić dostawcę oprogramowania HR o referencje, aby nawiązać kontakt z obecnymi klientami i poznać ich doświadczenia. Informacje zwrotne od innych użytkowników mogą pomóc w podjęciu świadomej decyzji i wybraniu oprogramowania HR, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Podsumowanie

Niezależnie, czy zajmujesz się pozyskiwaniem pracowników white collar, czy prowadzisz rekrutację pracowników na produkcję, a może szukasz pracownika tymczasowego pośród takich, dla których to będzie pierwsza praca, praca bez doświadczenia – będziesz szukać najlepszych narzędzi HR. Po to jest niniejszy artykuł, by Ci ten proces uprościć, a przy okazji uświadomić, jakie są rodzaje tych narzędzi oraz na co zwrócić uwagę podczas ich zakupu.