Wskaźniki HR – jak wybrać kluczowe KPI dla HR

„Nie można zarządzać czymś, czego nie da się zmierzyć” powiedział kiedyś Peter Drucker – i dokładnie tak samo jest w obszarze HR. W ostatnich latach analityka HR zyskuje coraz większą popularność. Firmy i specjaliści z działów personalnych chcą wiedzieć, jak podejmowane przez nich działania przekładają się na funkcjonowanie firmy, aby osiągnąć cele strategiczne przedsiębiorstwa oraz podejmować lepsze decyzje. Nie chodzi już wyłącznie o zbieranie danych, ale także właściwą ich interpretację, osadzenie pozyskiwanych informacji w odpowiednim kontekście i, przede wszystkim, wybór takich wskaźników i KPI, które faktycznie są istotne dla danego biznesu.

Dzięki temu artykułowi poznasz:

• kluczowe KPI w HR używane podczas analityki procesów biznesowych,
• przykładowe wskaźniki HR używane przez ekspertów z CCC czy Biedronki,
• sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia pracowników ,
• jak platforma do zamawiania pracowników poprawia wskaźniki HR.

W dzisiejszym, niezwykle zmiennym otoczeniu biznesowym, zrozumienie kluczowych wskaźników efektywności HR, EB oraz L&D staje się niezbędne dla organizacji dążących do sukcesu. W poniższym artykule skupimy się na omówieniu najważniejszych wskaźników HR (tudzież KPIs, ang. Key Performance Indicators), które obecnie wykorzystują działy do zarządzania zasobami ludzkimi.

Wskaźniki HR dot. zatrudnienia i rekrutacji

Mimo zmian zachodzących na świecie, podstawą każdej firmy są, póki co, ludzie. Firmy mierzą więc to, na ile skutecznie są w stanie przyciągać nowych pracowników z rynku oraz zatrzymywać tych obecnych. Wykorzystują do tego takie metryki jak:

🔴Time to Hire (czyli czas do zatrudnienia): krytyczny wskaźnik HR, mierzący (najczęściej) czas od zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika na dane stanowisko do momentu akceptacji oferty. Time to Hire bywa także mierzony od momentu, kiedy stanowisko pozostaje nieobsadzone czy od chwili podjęcia działań mających na celu zatrudnienie nowej osoby przez dział HR. Koniec okresu branego pod uwagę przy analizie tego wskaźnika może także wyznaczać dzień rozpoczęcia pracy przez kandydata.

Skrócenie Time to Hire pozwala oszacować, kiedy menedżer działu zgłaszającego zapotrzebowanie może spodziewać się obsadzenia wakatu, pomaga w planowaniu rozwoju zespołu, a także jest przydatnym narzędziem optymalizacji kosztów publikacji ogłoszeń i reklamy.

🔴Wskaźnik retencji: kluczowy dla oceny zdolności firmy do zatrzymywania wartościowych pracowników, zwłaszcza gdy ma miejsce duża rotacja kadr. Z drugiej strony, miernik ten oznacza także poziom lojalności pracowników. Aby obliczyć wskaźnik retencji, dzielimy liczbę aktualnych pracowników zatrudnionych na początku okresu pomiaru przez liczbę pracowników na początku okresu pomiaru (w obliczeniach nie bierze się pod uwagę nowych zatrudnieni, ponieważ zaburzałyby wyniki). Sama analiza retencji to jednak nie wszystko – dobrze jest także poznać powody, które skłaniają pracowników do pozostania w firmie. O tym przeczytasz więcej w dalszej części artykułu.

🔴 Źródła pozyskiwania CV: kiedy na nasze ogłoszenia spływają aplikacje od kandydatów, warto sprawdzić, jakimi kanałami otrzymaliśmy CV oraz jaki odsetek wszystkich aplikacji otrzymaliśmy z konkretnego źródła. Ta metryka pozwala wyłonić najbardziej efektywne kanały, którymi zgłaszają się do nas pracownicy. Przykładowe źródła to portale z ofertami pracy, zakładka „Kariera” na firmowej stronie www, social media, targi pracy czy rekomendacje innych pracowników.

Prowadząc analizy źródeł pozyskiwania CV możemy lepiej planować budżety przedsiębiorstwa na cele rekrutacyjno-reklamowe oraz optymalizować treść i wygląd ogłoszeń pod te kanały, które najchętniej wybierają kandydaci. Pośrednio otrzymujemy również informacje o tym, jaki wizerunek ma nasza firma (np. czy jest postrzegana jako nowoczesna) oraz o samych kandydatach (z aplikacji za pośrednictwem social mediów chętnie skorzystają młodsi kandydaci).

Wskaźniki HR związane z absencjami i absencjami nieplanowanymi

🔴 Wskaźnik absencji ogólnej: mierzy udział czasu, w którym pracownik nie jest dostępny z powodu urlopu, choroby itp. Istotne jest monitorowanie zmian tej metryki w czasie oraz identyfikowanie dominujących rodzajów absencji. Wysoka absencja zazwyczaj negatywnie wpływa na efektywność i jakość pracy oraz postęp toczących się projektów.

🔴 Liczba dni nieplanowanej absencji: pomiar liczby dni, w których pracownik nieoczekiwanie nie pojawia się w pracy. Analiza może pomóc w identyfikacji źródeł problemów i wprowadzeniu działań naprawczych – np. zapewnieniu zastępstwa z odpowiednim wyprzedzeniem lub opracowania sposobów radzenia sobie z nieplanowaną absencją pracownika.

Badanie absencji pozwala dobrać właściwe narzędzia do jej ograniczenia, a także pomaga ocenić skuteczność działań mających na celu poprawę frekwencji pracowników, które organizacja podejmowała dotychczas. Ponadto, analiza tych wskaźników HR jest pierwszym krokiem do ograniczenia kosztów związanych z nieobecnością pracowników.

Pracownik pilnie poszukiwany? – stąd dowiesz się, gdzie szukać zastępstwa z dnia na dzień.

Kluczowe wskaźniki efektywności i produktywności pracowników

🔴 Wskaźnik wydajności pracy: wydajność pracy może mieć kilka definicji – najprostszą z nich jest ilość dóbr czy usług wykonanych w określonym czasie, ale można wziąć również pod uwagę np. liczbę projektów zrealizowanych w analizowanym okresie. To miara efektywności pracy w kontekście osiągania celów organizacyjnych – określa czy pracownik jest skuteczny, a więc czy efekty jego pracy są dla pracodawcy zadowalające. Analiza tego wskaźnika pomaga w identyfikacji kluczowych osiągnięć i obszarów wymagających optymalizacji.

🔴 Wskaźnik produktywności: stosunek przychodów netto do liczby pracowników i osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Ten wskaźnik HR odgrywa kluczową rolę w mierzeniu rentowności firmy. Dużą rolę w analizie tego wskaźnika KPI odgrywa specyfika działalności przedsiębiorstwa czy specyfika pracy na konkretnym stanowisku. Przykładowo, w dziale handlowym bardziej adekwatną miarą będzie sprzedaż na handlowca, a w przypadku działu produkcji – wolumen produkcji na pracownika. Kontrolowanie zmian produktywności w czasie pozwala monitorować trendy oraz przeprowadzać analizy benchmarkingowe i porównywać produktywność w organizacji do standardów branżowych.

Kluczowe wskaźniki wydajności umożliwiają ocenę efektów pracy i porównanie ich z oczekiwaniami. Co więcej, dają informację o rentowności nakładów na wynagrodzenia, stanowią narzędzie kontroli menadżerskiej i ułatwiają zbudowanie systemu premiowania. Odpowiednio monitorowane, pozwalają wcześnie wykryć sygnały zwiastujące pogorszenie się sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz pokazują, czy pracownicy nie są nadmiernie obciążeni pracą.

Wskaźniki KPI w HR dot. rozwoju i szkoleń

Metryki z tej grupy dadzą nam wgląd w jakość działań, które podejmuje organizacja, aby rozwinąć swoich pracowników, a dalej – wpłynąć na efektywność pracowników oraz całej organizacji. W tym celu wykorzystać można takie wskaźniki jak:

🔴 Odsetek pracowników objętych szkoleniem: wskaźnik związany z inwestowaniem w rozwój personelu. Wysoki procent może wskazywać na silną kulturę rozwoju w firmie – jednak nie dajmy się zwieść. Jeśli weźmiemy tutaj pod uwagę szkolenia obowiązkowe lub okresowe, jak np. szkolenie BHP, i nie oddzielimy ich od np. szkolenia z komunikacji z klientami, otrzymamy zaburzone wyniki. Warto również zestawić otrzymane wyniki z innymi wskaźnikami, np. efektywnością pracy przed i po przeprowadzonych szkoleniach, aby ocenić czy, i na ile, miały one wpływ na osiągane wyniki.

🔴 Wskaźnik wykorzystania budżetu szkoleń na osobę: określa stopień wykorzystania nakładów na szkolenia w przeliczeniu na jedną zatrudnioną osobę. Analiza tej metryki pozwala zauważyć, w jakich okresach pracownicy decydują się na skorzystanie ze szkoleń i czy w ogóle wykorzystują środki, które przedsiębiorstwo przeznacza na te cele. Niskie wartości wskaźnika mogą oznaczać, że wśród dostępnych szkoleń wiele jest nieadekwatnych do potrzeb personelu. Może się także okazać, że przedsiębiorstwo przeznacza zbyt dużo pieniędzy na dokształcanie pracowników i nie są oni w stanie skorzystać z całego dostępnego budżetu. Może się jednak okazać, że budżet jest zbyt niski, żeby zainteresowani mogli odbyć takie szkolenie, jakie naprawdę jest im potrzebne. Jest to więc również przydatne narzędzie optymalizacji budżetowej.

Kluczowe wskaźniki HR dot. rozwoju i szkoleń pozwalają ocenić efektywność polityki szkoleniowej w firmie, oszacować wielkość inwestycji w rozwój pracowników na tle konkurencji. Ponadto, działom HR pozwalają lepiej zaplanować wielkość budżetu przeznaczanego na zdobywanie nowych kompetencji. Mogą być również z powodzeniem wykorzystywane do budowania wizerunku firmy jako dbającej o rozwój pracowników.

Wskaźniki KPI dla HR (tudzież KPI w HR) stanowią nieodłączną część skutecznego zarządzania personelem (podobnie zresztą, jak nowoczesne narzędzia HR). Dla działów biznesu kluczowe jest zrozumienie, że wskaźniki te są dynamiczne i zależą od specyfiki branży i celów organizacyjnych. Analiza KPI HR wymaga zaawansowanych narzędzi analitycznych (by nie powiedzieć, że po prostu narzędzia HR) oraz osadzenia danych w kontekście i zestawienia ich ze sobą – dopiero to pozwala przekształcić dane w konkretne strategie biznesowe. Wprowadzanie skutecznych zmian opartych na analizie wskaźników HR może prowadzić do zwiększenia efektywności organizacji, poprawy zadowolenia pracowników i wzmocnienia pozycji rynkowej przedsiębiorstwa. W erze cyfrowej, rozwinięte narzędzia analityczne stają się kluczowym wsparciem dla działów HR w procesie podejmowania decyzji strategicznych związanych czy to z efektywnością działań pracowników, poziomu realizacji celów, czy z efektywnością procesów, czy zaangażowania pracowników, a więc w konsekwencji efektywnego działania i konkurencyjności całej Twojej firmy.

Chcesz zoptymalizować koszty zatrudnienia pracowników? Skontaktuj się z nami.