Nierównomiernie rozłożone obciążenie pracą – jak rozwiązać ten problem?

Nierównomiernie rozłożone obciążenie pracą może być wyzwaniem zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. Nie tylko wpływa to negatywnie na jakość życia zawodowego, ale także na produktywność i zaangażowanie pracowników. Jak z perspektywy pracodawcy można skutecznie zarządzać tym problemem?

Dla większości organizacji sytuacją idealną jest utrzymanie stałego poziomu pracy przez cały rok. Niestety, tylko nieliczne firmy mogą cieszyć się komfortem stabilnego obłożenia pracą.

Sezonowość, nagłe nieobecności pracowników czy trudności w skutecznym zrekrutowaniu odpowiednich osób do pracy to przykłady sytuacji, które powodują nierównomierne obciążenie pracą w skali całego roku. Wysoki sezon, akcje promocyjne, wyprzedaże, święta czy okresy urlopowe oznaczają zapotrzebowanie na większą liczbę pracowników. Pomiędzy wspomnianymi wydarzeniami następują okresy spowolnienia. Te bolączki doskonale znają pracodawcy sektora produkcyjnego, logistyki czy branży retail.

Rozwiązanie szyte na miarę potrzeb

Liczne organizacje coraz częściej korzystają ze wsparcia, jakim są pracownicy natychmiastowi, aby sprostać dynamicznym zmianom na rynku pracy i efektywniej administrować zasobami ludzkimi. (Czytaj: Wskaźniki HR – jakie brać pod uwagę). Jednak zaangażowanie pracowników na godziny wymaga odpowiedniego zarządzania, żeby udało się skutecznie rozwiązać problem tego, czym jest nierównomierne obciążenie pracą.

Pracownik na na godziny czy na stałe? Poznaj korzyści z zatrudniania pracowników dorywczych

1. Analiza, priorytetyzacja i planowanie zadań

Pierwszym krokiem do rozwiązania tego, czym jest nierównomierne obciążenie pracą jest dokładna analiza obowiązków i zadań każdego pracownika. Ważne jest, aby zidentyfikować, które zadania są najbardziej krytyczne i wymagające większej ilości czasu oraz które można zdelegować lub zautomatyzować. Następnie konieczne jest priorytetyzowanie zadań, aby pracownicy zatrudnieni na stałe mogli skupić się na najważniejszych obowiązkach, mających realny wpływ na cele organizacji. Te, które nie muszą zostać wykonane przez specjalistów warto zdelegować pracownikom dorywczym. Kluczowe jest opracowanie jasnych i elastycznych planów pracy, uwzględniających specyfikę pracy dorywczej. Dzięki temu można odpowiednio dystrybuować zadania i godziny pracy, minimalizując nierównomierności w obciążeniu.

2. Umiejętne delegowanie zadań

Pracownicy dorywczy, choć pracują ograniczoną liczbę godzin, mogą wnosić cenną wiedzę i umiejętności do organizacji. Ważne jest identyfikowanie obszarów, w których mogą okazać się szczególnie pomocni oraz delegowanie zadań zgodnie z potrzebami, jakie wynikają z bieżącego działania przedsiębiorstwa. To pozwoli na efektywne wykorzystanie ich potencjału.

3. Efektywne przekazywanie informacji i komunikacja

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu równomiernego obciążenia pracowników etatowych, jak i tych zatrudnionych na godziny, których interesuje praca tymczasowa czy praca dodatkowa po godzinach. Pracownicy dorywczy powinni mieć jasne wytyczne dotyczące ich obowiązków, terminów oraz oczekiwań co do jakości pracy. Regularne spotkania i transparentna komunikacja pozwalają na szybką reakcję na zmiany w obciążeniu pracy. Dzięki temu można znaleźć odpowiednie rozwiązania, które pozwolą zrównoważyć obowiązki i poprawić efektywność pracy.

4. Dostosowanie elastycznego grafiku pracy

Jednym z głównych atutów pracowników dorywczych jest elastyczność. Organizacje mogą wykorzystać tę cechę, proponując pracownikom dorywczym elastyczne godziny pracy. Jeśli dotychczas w firmie nie pracowano w oparciu o elastyczne grafiki pracy, dobrą praktyką będzie ich wprowadzenie. Pozwala to na dostosowanie obciążenia do bieżących potrzeb firmy, co przekłada się na bardziej równomierne rozłożenie zadań.

Droga do efektywnego rozwoju firmy

Efektywne zarządzanie obciążeniem pracy pracowników jest kluczowe dla zrównoważonego rozwoju firmy. Działania mające na celu wyeliminowanie nierówności w obciążeniu pracą są korzystne zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. Poprzez analizę, elastyczne planowanie, odpowiednią komunikację można skutecznie zarządzać pracownikami etatowymi i dorywczymi, równomiernie rozkładając obciążenie pracą w organizacji. To z kolei przekłada się na lepszą wydajność, zaangażowanie i satysfakcję pracowników, co stanowi fundament trwałego sukcesu firmy.

Warto pozwolić pracownikom etatowym na pełne zaangażowanie w wykonywane obowiązki i nieprzeciążanie ich zadaniami, jakie może wykonać pracownik zatrudniony na godziny, który pojawi się w firmie wtedy, gdy jest realne zapotrzebowanie na wykonanie konkretnego zadania. Pracodawca zapłaci wówczas wyłącznie za przepracowane godziny, co pozwoli zaoszczędzić konkretne kwoty pieniędzy w budżecie personalnym. 

Sprawdź, jaka będzie wysokość minimalnej krajowej w 2024 po podwyżkach.