Koszty zatrudnienia pracowników w 2024 roku – kalkulator i optymalizacja

Firma, którą reprezentujesz szuka sposobu, jak zoptymalizować koszty zatrudnienia pracowników? Odpowiedź jest krótka: Tikrow i jej pracownicy natychmiastowi do wynajęcia w 48h. Niniejszy artykuł pomoże odpowiedzieć na to zagadnienie specjalistom, managerom oraz dyrektorom różnych branż. Znajdziesz tutaj informacje uzupełnione o prawne i księgowe aspekty procesu zarządzania pracownikami oraz biznesem, propozycje usprawnień i – w efekcie – podniesienia kondycji finansowej firmy. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jaki jest pierwszy krok, by zacząć optymalizować koszty zatrudnienia pracowników w 2024;
• jak kalkulator kosztów zatrudnienia pracowników jest w stanie pomóc rozpocząć oszczędzanie,
• z jakich opcji optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników korzystają firmy, 
• jaka jest różnica między agencją pracy tymczasowej a natychmiastowej. 

Czym jest koszt zatrudnienia pracowników?

Od stycznia 2024 r wysokość minimalnego wynagrodzenia wzrosła. A żeby tego było mało minimalna krajowa ponownie wzrośnie wraz z 1 lipca 2024. Nie tylko firmom zatrudniającym na podstawie umowy o pracę ten stan rzeczy nie ułatwia prowadzenie biznesu.
.
 

Koszt zatrudnienia pracowników lub, mówiąc bardziej precyzyjnie, koszt całkowity zatrudnienia pracowników to suma wszystkich kosztów ponoszonych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem danego pracownika. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika obejmuje jego wynagrodzenie brutto, składki na ubezpieczenie społeczne, podatki oraz dodatkowe obciążenia (np. związane z odzieżą ochronną).

Składowe kosztu zatrudnienia pracowników

• Wynagrodzenie = najważniejszy, podstawowy, fundamentalny koszt zatrudnienia pracownika. Tenże obejmuje nie tylko płace, ale także dodatki, premie i inne formy wynagrodzenia.
• Składki na ZUS – na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Po stronie pracodawcy leży odprowadzanie składek. Na ubezpieczenia społeczne, emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne.
• Rozliczenia z Urzędem Skarbowym. Pracodawca ma za zadanie przekazywać podatki od wynagrodzenia pracowników i odprowadzać je do odpowiedniego US.
• Dodatkowe świadczenia obejmują ubezpieczenia na życie, ubezpieczenia zdrowotne prywatne, karty obiadowe, itp.
• Koszty zatrudnienia pracowników obejmują oczywiście koszty dotyczące selekcji i rekrutacji pracowników.
• Rozwój pracowników i szkolenia to kolejne koszty zatrudnienia, które ponosi firma.
• Koszty związane z absencją pracownika – koszty związane z opłacaniem urlopów, absencji wynikających z chorób tudzież innych form absencji, a regulowanych przepisami prawa pracy.
• Nie jest to popularna praktyka, ale koszty takie, jak: komputer, monitory, oprogramowanie, wyposażenie biurowe czy odpowiednie obuwie, rękawiczki, garderoba, czy jeszcze inne – nazwijmy to – materialne składowe kosztu zatrudnienia pracownika także determinują jego ostateczną wysokość.

Całkowity koszt zatrudnienia pracowników kształtowany jest oczywiście poprzez rodzaj umowy, jaki łączy pracownika z pracodawcą. Praca na umowę zlecenie – jeśli chodzi o koszty poniesione przez firmę – będzie się znaczącą różnić od pracy na umowie o pracę właśnie ze względu na związane z każdym typem umowy obciążeniami. Więcej na temat tego, jaką strategię optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników jest wybrać podpowie niniejszy artykuł.

Jak zoptymalizować koszty zatrudnienia pracowników 2024 roku – propozycje

Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników – czyli co?

🔴Zatrudnienie pracowników tymczasowych

Zatrudnienie tego typu pracowników nie dotyczy tylko firm, których produkty czy usługi mają charakter sezonowy. Z pracowników tymczasowych albo z oparcia strategii zatrudnienia na modelu mieszanym (mix pracowników etatowych i tymczasowych – np. z umową o pracę i umową o dzieło) korzystają firmy handlu detalicznego różnych branż: dyskonty, sklepy sieciowe z elektroniką, odzieżą, biżuterią, DIY czy duże hipermarkety, firmy logistyczne oraz magazynowe (nie tylko z łańcucha wspierającego retail) czy produkcyjne. Co im to daje? 

Przede wszystkim, pracodawca zatrudniający pracowników tymczasowych (zwany pracodawcą użytkownikiem) nie musi prowadzić rozliczeń płacowych, a także nie ponosi kosztów rekrutacji czy selekcji pracowników. Pracodawca nie zgłasza nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych, nie odprowadza składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Ponadto, jest zwolniony z obowiązku wypłacenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Wszystko to i inne świadczenia spoczywają na instytucji dostarczającej pracowników. 

Pracodawca użytkownik rozlicza się z firmą – nazwijmy to w ten sposób – dystrybuującą pracowników tymczasowych (np. agencje pracy tymczasowej czy agencja pracy natychmiastowej). Robi to w oparciu o liczbę godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych w danym miesiącu. Co istotne, firma użytkownik ma znacznie większy wpływ na zakres obowiązków takiego pracownika, niż w przypadkach opisanych poniżej.  

Szczegóły korzyści finansowych wynikających z korzystania pracowników tymczasowych przedsiębiorcy wyliczają na podstawie kalkulatora kosztów zatrudnienia pracownika.

🔴Outsourcing pracowniczy 

Outsourcing usług, outsourcing procesów, a w omawianym przypadku – outsourcing pracowniczy polega na zleceniu podwykonawcy konkretnej usługi do realizacji. Dzięki temu, podmiot zlecający może skupić się na rozwoju biznesu i wykonywaniu głównych zadań, powierzając realizację procesów pobocznych zewnętrznej firmie. Jest to kolejny sposób na poprawę kondycji finansowej firmy. 

W tym przypadku stronami umowy są dwa podmioty. Firma zlecająca zadania do wykonania oraz podmiot podejmujący się jego wykonania (outsoucer). Ma to swoje konsekwencje, które nie przypadają wszystkim do gustu.  

Otóż, w przypadku outsourcingu pracowniczego powierza się wykonywanie zadań nie tyle pracownikowi tymczasowemu, co podmiotowi zewnętrznemu. To on de facto zarządza wynajętymi przez siebie pracownikami, przy pomocy których wykonuje zlecone czynności. Z kolei pracownik tymczasowy zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej, wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkowania. 

W przypadku outsourcingu zleceniodawca określa tylko oczekiwania dotyczące efektów działania zleceniobiorcy. Przy tej formie współpracy nie przekazuje się zleceniobiorcy żadnych bieżących instrukcji dotyczących sposobów realizacji zadań. 

🔴Leasing pracowniczy (wynajem pracowników) 

Leasing pracowniczy, zgodnie z definicją zawartą w art. 174 Kodeksu Pracy, polega na oddelegowaniu pracownika, za jego zgodą wyrażoną na piśmie, do wykonywania pracy u innego pracodawcy (zwanego pracodawcą użytkownikiem) na mocy porozumienia zawartego między pracodawcami.  

Mówiąc krótko, leasing pracowniczy (zwany także wynajmem pracowników) polega na wykonywaniu przez pracownika pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy stronami. Zaś umowa – we przeciwieństwie do outsourcingu – ma charakter trójstronny. Obejmuje nie tylko firmę zlecającą i agencję pracy tymczasowej, ale także samego pracownika. A to z kolei oznacza, że pracodawca użytkownik może – w zgodzie z zapisami umowy, jaka łączy dwie firmy – dookreślić zakres obowiązków oddelegowanego pracownika, jego wynagrodzenie oraz czas wykonywanej pracy. 

Powyżej wspominamy o modelu firma-firma, tj. firmy miedzy sobą ustalają warunki, na mocy których pracownik jest jednej z nich wynajmowany. Poza takim modelem, w grę wchodzi jeszcze taki z udziałem agencji pracy tymczasowej. W jego ramach leasingobiorca zatrudnia firmę, która zajmuje się „wynajmem” pracowników. Z kolei pracownicy pracują zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej. 

Główną zaletą leasingu pracowniczego są kwestie ekonomiczne. Usługi agencji pracy tymczasowej bowiem kwalifikowane są jako koszty zewnętrzne (a nie jako stałe koszty pracy). A to z kolei daje dużą oszczędność dla firm. 

Czy można pominąć zagadnienie optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników w 2024?

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika na umowę o pracę – takie pytanie co roku zadają sobie przedsiębiorcy. Z roku na rok ma miejsce wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę (patrz, ile wyniesie minimalna krajowa w 2024), koszt wynagrodzenia wzrasta, co z kolei determinuje wzrost kosztów zatrudnienia pracowników, koszt uzyskania przychodu, a dalej – determinuje stan i decyzje w kontekście planowania budżetu firm. (A także wzrasta zainteresowanie czymś takim, jak kalkulator kosztów pracodawcy). Stąd zagadnienie optymalizacji kosztów zatrudnienia pracowników wydaje trudne do uniknięcia. Stosowanie nowoczesnych narzędzi HR może być pomocne w decyzji odnośnie , niemniej, decyzja nie leży w mocy narzędzi, a osób które decydują o polityce firmy.

Sposobów jest kilka, z czego jednym z najbardziej radykalnych sposobów na obniżenie kosztów pracodawcy jest oczywiście redukcja liczby pracowników – co nie wchodzi w grę, jeśli przedsiębiorca ma ambitne plany, by pozostawić przy życiu zarządzaną firmę. Z tych mniej radykalnych czytelnik niniejszego artykułu się dowiedział, że może zredukować liczbę pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i tym samy zminimalizować koszty, jakie ponosi pracodawca. Takim rozwiązaniem jest korzystanie z pracowników natychmiastowych Tikrow. 

Co raz więcej bowiem firm, bardzo znanych marek, korzysta z faktu, że może bezboleśnie zmienić model zatrudnienia pracowników na elastyczny, który uwzględnia zarówno koszt zatrudnienia pracownika na etacie i pracownika tymczasowego. Niemniej, korzyści finansowe uprzednio wyliczane są na podstawie kalkulatora kosztów zatrudnienia pracowników. W końcu chodzi o racjonalne decyzje, zwłaszcza w szybko zmieniających się warunkach gospodarczych.