Ile kosztuje pracodawcę absencja pracownika? Jak zaradzić?

Nawet 7 tys. zł może kosztować pracodawcę przeciętny, 2-tygodniowy urlop pracownika sklepu, obliczyli eksperci Tikrow. Na tę sumę, obok wynagrodzenia, składają się koszty wewnętrznych zastępstw, składki ubezpieczeniowe i podatki. Od 1 lipca będzie ona jeszcze wyższa w związku z podwyżką płacy minimalnej oraz minimalnej stawki godzinowej.

Przed firmami wymagający czas letnich wyjazdów, HR-owcy dwoją się, by zorganizować grafik pracy i przewidzieć wszystkie trudności związane z nieobecnościami urlopowiczów. Autorzy nowatorskiej aplikacji podsuwają rozwiązanie w postaci pracowników na godziny. Dzięki niemu uda się nie tylko oszczędzić na kosztownych nadgodzinach, ale też odciążyć członków zespołu, którzy nie będą musieli nikogo zastępować.  

Krzysztof Trębski, członek zarządu Tikrow

Kiedy Polacy ruszają na wakacje, działy kadr w wielu firmach stają na głowie, by przestawić przedsiębiorstwo na urlopowe tory. Szeregowym pracownikom ciężko sobie wyobrazić, jak dużym wyzwaniem organizacyjnym jest odpowiednie ułożenie grafiku pracy w sezonie urlopów. Po drugie, wakacje kosztują nie tylko pracownika, ale i jego pracodawcę. To dodatkowe wynagrodzenia, nadgodziny i sięgnięcie do rezerw, które wraz ze wzrostem wartości stawki godzinowej i płacy minimalnej ponownie trzeba zwiększyć. Dlatego na znaczeniu zyskuje dywersyfikacja zatrudnienia i wpisanie elastycznych form w strategię polityki kadrowej firmy. Korzystając z pracowników natychmiastowych możemy bardziej efektywnie zaplanować sezon urlopowy z korzyścią nie tylko dla finansów, ale również pracowników etatowych. Ci nie muszą być już obciążani zastępowaniem odpoczywających w tym czasie współpracowników.

Kosztowne urlopy 

Szczyt sezonu urlopowego zaczyna się w Polsce z końcem czerwca. To trudny czas dla pracodawców, którzy przez kolejne dwa miesiące muszą reorganizować pracę firm, aranżować zastępstwa za wypoczywających, a co za tym idzie ponosić znaczne koszty z tym związane. Kiedy etatowy pracownik sklepu, zarabiający średnio, zgodnie z raportem płacowym Sedlak&Sedlak, kwotę rzędu 4690 zł brutto miesięcznie, rusza na 2-tygodniowy urlop, firma musi wyciągnąć ze swojego budżetu nawet ponad 7000 zł. Na tę sumę składają się koszty wynagrodzenia, składek ubezpieczeniowych i podatków (około 2720 zł) oraz nadgodzin zastępującego wraz z opłatami ponoszonymi przez pracodawcę (około 4290 zł). A obciążenia firm związane z okresem wakacyjnym to również…utracone zyski firmy. 

Kłopotliwe absencje pracownika 

Podobnym wyzwaniem organizacyjnym i finansowym są zachorowania wśród pracowników, gdy pracodawca musi zaaranżować pracę podczas ich nieobecności. (Patrz: Kluczowe wskaźniki HR). Koszt tygodniowego zwolnienia chorobowego wspomnianego wcześniej pracownika sklepu oscyluje w granicach 3000 zł, co stanowi niemal 64 proc. wartości jego miesięcznego wynagrodzenia brutto. Na tę kwotę składa się około 1000 zł zasiłku chorobowego oraz około 2000 zł kosztów wewnętrznych zastępstw. Do tego zazwyczaj zwolnienia chorobowe są zaskoczeniem dla pracodawców, co powoduje dezorganizację i nierzadko prowadzi do utraty zysków. Nagłe absencje pracowników generują dodatkowe straty związane z okresowym wstrzymaniem realizacji zadań na danym stanowisku. Sprawa pogarsza się tym bardziej, jeśli nieobecności przedłużają się do tygodni, a nawet miesięcy i dotykają kluczowych członków zespołu.  

Przeczytaj też: Ponad 50 mln zł zaoszczędzi firma, stosująca mieszany model zatrudnienia

Autorzy aplikacji Tikrow przekonują, że rozwijający się trend uelastyczniania grafików i hybrydowego modelu zatrudnienia to najskuteczniejszy sposób na redukcję rosnących w Polsce kosztów pracy i redukcji utraconych kosztów właśnie. W szczególności, gdy mówimy o takich branżach jak handel, produkcja, HoReCa czy logistyka. 

Krzysztof Trębski, członek zarządu Tikrow

Zatrudnienie przynajmniej części zespołu w oparciu o pracę natychmiastową, realizowaną w modelu na godziny, pozwala na znaczne usprawnienie działania firmy w wakacje czy podczas absencji pracowników wywołanych zachorowaniami. By pozostać konkurencyjnymi, firmy muszą sięgać po efektywne rozwiązania i sprawnie reagować na dynamiczne zmiany warunków na rynku pracy. Szczególnie w obliczu wzrastającej już drugi raz w tym roku wartości stawki godzinowej i płacy minimalnej, która nie tylko wpłynie na wzrost wysokości wynagrodzeń pracowników najniższego szczebla, ale również na zwiększenie rezerw budżetowych.

Metodologia: symulacja została zrealizowana przez Tikrow z uwzględnieniem aktualnych stawek podatkowych i kosztów pracy, danych ZUS, danych płacowych Tikrow oraz danych płacowych Sedlak & Sedlak. Koszty ponoszone przez firmę w związku z urlopem pracownika sklepu obliczono w oparciu o symulację 2-tygodniowego urlopu wypoczynkowego i wewnętrznych zastępstw realizowanych przez pracownika etatowego w nadgodzinach. Koszty ponoszone przez firmę w związku z zachorowaniem pracownika sklepu obliczono w oparciu o symulację 1-tygodniowej nieobecności oraz analogicznie wewnętrznego zastępstwa realizowanego przez pracownika etatowego w nadgodzinach.