Utrzymanie jakościowej produkcji dzięki wsparciu pracowników natychmiastowych – case Nice To Fit You

Nice To Fit You to catering dietetyczny, który działa na polskim rynku już od ponad 10 lat. Była to pierwsza z działających w naszym kraju firm w segmencie cateringów, która dała klientom możliwość wybierania posiłków z dostępnego menu. Klienci docenili elastyczne podejście, jakość posiłków oraz system dostaw, który działa na terenie niemal całej Polski. Dziś z usług Nice To Fit You korzysta nawet 20 tys. osób dziennie.

Potrzeby kadrowe

Branża cateringów dietetycznych rozwija się w ostatnich latach bardzo dynamicznie. Aby odpowiedzieć na stale rosnące zapotrzebowanie na posiłki, Nice To Fit You codziennie potrzebuje dodatkowych pracowników produkcji posiadających orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (tzw. książeczkę sanepidowską).

Proces przygotowania i pakowania posiłków został zaprojektowany z myślą o najwyższej efektywności. Podzielony jest na kilka etapów, w ramach których pracownik wykonuje najczęściej jedną czynność, m.in. krojenie, pakowanie, sortowanie czy etykietowanie.

Tak zaprojektowany proces musi być ściśle przestrzegany, aby dochować rygorystycznych norm jakości, bezpieczeństwa wytwarzanej żywności i skali produkcji. W związku z tym, na etapie poszukiwania dodatkowych rąk do pracy, potrzebne jest rozdzielenie standardowej kategorii „pracownik produkcji” na 8 stanowisk z precyzyjnie wskazanymi, zawężonymi obowiązkami.

Wyzwanie

Skala działalności firmy sprawia, że w jej 3 zakładach produkcyjnych codziennie potrzebnych jest od 100 do nawet 150 osób wspierających jego pracę. Zapewnienie takiej liczby pracowników dodatkowych jest wyzwaniem samym w sobie. Firma nie może pozwolić sobie na przestoje w produkcji, dlatego poszukuje wykonawców nieustannie, „z dnia na dzień”, także w ramach zastępstwa za personel zgłaszający absencje. Trudność dodatkowo podnosi fakt, że każdy wykonawca musi posiadać orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych.

Zakłady produkcyjne znajdują się najczęściej na obrzeżach dużych miast – tak jest też w przypadku zakładu Nice To Fit You. Konieczność dojazdu kilkanaście czy kilkadziesiąt kilometrów na miejsce wykonania zlecenia zmniejsza grupę osób chętnych do pracy, szczególnie w sąsiedztwie bogatej w oferty stolicy. Nie inaczej jest w przypadku zakładu Nice to Fit You w Ożarowie Mazowieckim (ok. 20 km od Warszawy).

Oprócz dużego zapotrzebowania na pracowników w trybie codziennym, firma notuje znaczne piki zamówień i wzrost liczby klientów w pierwszych miesiącach roku. Wiele osób w ramach postanowień noworocznych postanawia zatroszczyć się o swoje żywienie i ma to odzwierciedlenie w wielkości sprzedaży Nice To Fit You. Oznacza to, że w pierwszym kwartale firma potrzebuje jeszcze większego wsparcia w produkcji niż na co dzień. W ciągu roku ma miejsce jeszcze kilka pików zamówień, które są ściśle skorelowane z prowadzonymi akcjami marketingowymi.

Rozpoczęcie współpracy

W kwietniu 2023r. rozpoczęliśmy współpracę w związku ze wzmożonym zapotrzebowaniem na dodatkowe wsparcie. Konkretniej rzecz ujmując firma potrzebowała szybko pozyskać dodatkowe ręce do pracy. Pracownicy mieli stawić się „na już” w 4 lokalizacjach (okolice Warszawy i dzielnice odległe od centrum).

Dział HR, który odpowiada za dostarczenie odpowiedniej liczby pracowników potrzebnych do zachowania ciągłości produkcji, był już w kontakcie z Tikrow. Proces nawiązania współpracy był błyskawiczny -w ciągu 2 dni zawarliśmy umowę ramową, która upoważnia do elastycznego zamawiania pracowników. Nie zobowiązuje do konkretnej liczby zamówień miesięcznie, nie narzuca opłat abonamentowych, a daje pracodawcy dowolność w zarządzeniu zamówieniami.

Kolejnego dnia po podpisaniu umowy przedstawiciele NTFY mogli wystawić zlecenia w aplikacji dla pracowników produkcji, którzy mieli stawić się na zleceniu w poniedziałek rano. Mieliśmy 2 dni na zapełnienie luk w grafiku klienta. Ze względu na specyfikę biznesu, Nice To Fit You obsługuje kilka agencji pracy, jednak nie rekrutują one pracowników z tak małym wyprzedzeniem.

Mimo bardzo krótkiego czasu i konieczności znalezienia wielu pracowników posiadających książeczkę sanepidowską (co nieco utrudniało zadanie), zapewniliśmy wykonawców, którzy pozwolili utrzymać ciągłość produkcji. W przypadku rekrutacji „z dnia na dzień” w „trudnych” lokalizacjach, utrzymanie skuteczności z jaką zwyczajowo obsadzamy wakaty jest wyzwaniem. Jednak poradziliśmy z nim sobie doskonale. W kolejnych miesiącach współpracy zdarzały się sytuacje, w których zlecenie było wystawiane o poranku, a jego realizacja miała nastąpić kilka godzin później – tu także się sprawdzaliśmy.

Dział HR Nice To Fit You docenił elastyczność Tikrow i odwagę, z jaką podeszliśmy do wyzwania, by zapewnić jakościowych pracowników jak najszybciej. Dział operacji Tikrow, dbający o wysoką realizację zleceń, kontaktował się z najbardziej zaufanymi wykonawcami z naszej bazy, a dział marketingu przygotowywał targetowane kampanie dla wskazanych lokalizacji. Cała firma pracowała na to, żeby zapewnić potrzebnych pracowników.

Udowodniliśmy tym samym, że jesteśmy partnerem dla naszego klienta. Odpowiadaliśmy na jego potrzeby wnosząc w to wiele własnej inwencji, bez koncentrowania się tylko na zarobku czy obawie, że pogorszą się statystyki naszej skuteczności. Właśnie to zdecydowało, że Nice To Fit You podjęło z Tikrow długoterminową współpracę.

Rozszerzenie współpracy

W sierpniu 2023 r. wspólnie z Działem HR oraz kierownikami produkcji Nice To Fit You opracowaliśmy nazwy i opisy stanowisk, które miały jeszcze bardziej ułatwić wystawianie zleceń w aplikacji Tikrow, w odpowiedzi na specyficzne potrzeby naszego klienta. Przygotowaliśmy gotowe do publikacji opisy wskazujące na element procesu produkcji posiłku, który ma obsługiwać dany pracownik. Od tego momentu Nice To Fit You zamawia za pośrednictwem Tikrow pracowników na 8 stanowisk i jest w stanie znaleźć lepiej dopasowanych do zlecenia wykonawców.

Aby jeszcze bardziej wesprzeć naszego klienta w skutecznym znajdowaniu dodatkowych pracowników, podejmowaliśmy wiele działań marketingowych wykraczających poza standardowe ramy współpracy:

• przeprowadzaliśmy badania oczekiwań i motywacji grupy docelowej na własny koszt, które pozwoliły lepiej dostosować komunikację w ofertach dla potencjalnych zleceniobiorców;
• wysłaliśmy hostessy na dożynki w Ożarowie Mazowieckim, które w trakcie wydarzenia rejestrowały potencjalnych pracowników w bazie Tikrow na przyniesionych ze sobą tabletach;
• umieściliśmy reklamy zachęcające do pracy w Nice To Fit You reklamy w pociągach dojeżdżających do Ożarowa Mazowieckiego;
• stworzyliśmy program wynagradzający za polecenie pracowników.

Ponadto, Key Account Manager obsługujący Nice To Fit You przez kilka miesięcy codziennie rano tworzył i wysyłał do Działu HR naszego klienta raporty pokazujące stopień realizacji zleceń i obsadzenia wakatów, żeby możliwe było dostosowanie grafików do aktualnej sytuacji.

Elastyczność i wspólne, skuteczne stawianie czoła wyzwaniom w dynamicznej branży

Bardzo szybka odpowiedź na zapotrzebowanie na pracowników dodatkowych i szeroki zakres działań nakierowanych na ich pozyskanie, pozwolił zakładowi produkcyjnemu Nice To Fit You w Ożarowie Mazowickim na utrzymanie ciągłości produkcji na co dzień i w trakcie pików zamówień.

Niezależnie od tego, czy zapotrzebowanie na pracowników pojawia się nagle, czy Dział HR wie o nim wcześniej, ma dostęp do narzędzia, w którym może swobodnie dysponować zleceniami i korzystać z niego bez kontaktu z opiekunem i niezależnie od godzin pracy biura Tikrow – np. w weekendy. Z kolei kierownicy produkcji wiedzą, że nie zabraknie im wykonawców, którzy pomogą w realizacji celów związanych z wielkością produkcji i terminowym przygotowaniem zamówionych posiłków.

Dodatkową przewagą korzystania z usług Tikrow dla Nice To Fit You jest podgląd zleceń w czasie rzeczywistym w aplikacji. Dzięki temu Dział HR we współpracy z kierownikami produkcji jest w stanie na bieżąco reagować na zmieniające się zapotrzebowanie na pracowników i dodawać lub usuwać kolejne zlecenia. Wspomniane już dedykowane nazwy i opisy stanowisk dodatkowo skracają czas potrzebny na publikację zleceń, co jest bardzo istotne przy skali działalności Nice To Fit You.

Efekty współpracy

• 6/10 stanowisk obsadzonych w mniej niż 48h.
• Średni czas znalezienia pracownika z książeczką sanepidowską w mniejszych miejscowościach – 4 dni.
• Średnio 140 pracowników dodatkowych zapewnianych co miesiąc.
• Średnia ocena pracownika – 4,5/5.
• Ponad 15 tys. godzin przepracowanych w zakładach produkcyjnych.