Koniec z odrywaniem specjalistów od pracy – case study AJS Parts

AJS Parts to hurtowy dystrybutor części do samochodów osobowych i dostawczych, który świadczy usługi na terenie całej Europy. W swoim asortymencie ma ponad 50 000 rodzajów produktów wykonanych przez producentów oryginalnego wyposażenia z całego świata, które niejednokrotnie nie są oferowane przez innych dystrybutorów.

Potrzeby kadrowe

Skala działalności oraz szeroki asortyment oferowanych produktów wymaga od stałych pracowników magazynu AJS Parts rozległej wiedzy produktowej oraz znajomości procedur wg. których funkcjonuje magazyn. Pozyskanie tej wiedzy wymaga złożonego onboardingu. Z tego powodu to właśnie stali, przeszkoleni pracownicy zajmują się kompletacją zamówień części samochodowych, kontrolą stanu produktów czy obsługą narzędzi, np. wózków widłowych.

Ilość czasu, którą specjaliści mogą poświęcić na zadania, do których realizacji są przeszkoleni, bezpośrednio przekłada się na efektywność ich pracy oraz tempo realizacji zamówień. Jest to istotne z dwóch powodów:

• kiedy na magazynie brakuje pracowników niespecjalistycznych, stały personel musi odrywać się od swoich zadań i zajmować się np. ręcznym rozładunkiem dostaw kontenerowych;
• czas odgrywa dużą rolę – AJS Parts dokłada wszelkiej staranności, aby zamówienie złożone do godziny 17:00 było zrealizowane tego samego dnia.

Z tego powodu na magazynie stale potrzebni są dodatkowi pracownicy, którzy wykonają najbardziej czasochłonne i powtarzalne czynności – ręczny rozładunek dostaw, konfekcjonowanie towarów i inwentaryzacje. Efektywność odgrywa dużą rolę w AJS Parts, dlatego w firmie potrzebni są pracownicy gotowi do wykonania powierzonych zadań bez długotrwałego szkolenia.

Wyzwanie

AJS Parts potrzebuje osób wspierających pracę magazynu na przestrzeni całego roku, przy czym pik zamówień następuje w marcu i kwietniu. Skala działalności firmy sprawia, że w każdym miesiącu potrzebnych jest od 15 do nawet ponad 40 osób gotowych do pracy.

Głównym wyzwaniem było podniesienie efektywności pracy specjalistów. Podeszliśmy do tego poprzez zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników magazynu, która pozwoliłaby ograniczyć ilość sytuacji, kiedy stały personel odrywał się od swoich korowych zadań i zamiast nich wykonywał proste, pracochłonne czynności, które mógłby wykonać ktoś bez doświadczenia.

Trudność wyzwania podnosił fakt, że poszukiwani pracownicy dodatkowi musieli być dostępni na pierwszą zmianę oraz zdolni do stawienia się na czas w magazynie w Ożarowie Mazowieckim, który nie jest popularną lokalizacją.

Rozpoczęcie współpracy

W czerwcu 2023 r. kierownicy magazynu AJS Parts zdecydowali się skorzystać z aplikacji Tikrow. Zainspirował ich do tego wewnętrzny dział HR. Spółka zdecydowała się wypróbować aplikację Tikrow, słysząc historie podobnych współprac w naszym portfolio. Firma zwróciła uwagę na to, że byliśmy w stanie szybko dostarczyć pracowników magazynu do mniejszych miejscowości znajdujących się w pobliżu dużych aglomeracji.

Nie bez znaczenia był również fakt, że aby zamówić pracowników, nie trzeba wykonywać telefonów czy wysyłać maili do opiekuna z agencji. Wystarczą 3 kliknięcia w aplikacji i gotowe. Taka wygoda i elastyczność zarządzania grafikiem to nowość, którą firma chciała wypróbować w swojej strategii.

Zarządzający magazynem AJS Parts szybko przekonali się, że tak mało czasochłonne działanie, może przynieść tak duże efekty – wystawienie zlecenia w aplikacji Tikrow to tylko kilka sekund. System jest skonfigurowany pod potrzeby klienta, dzięki czemu wystarczy wskazać dzień, godzinę i liczbę pracowników, by zlecenie trafiło do bazy pracowników gotowych do pracy z dnia na dzień.

Dostarczani przez nas pracownicy tymczasowi do rozładunku, konfekcjonowania i inwentaryzacji rzetelnie wykonywali powierzone im zadania oraz stawiali się w pracy na czas. Klient każdorazowo po zakończonym zleceniu oceniał jakość wykonanej pracy – dodając gwiazdki i komentarze w aplikacji. Zadowolenie z usług poświadczała średnia ocen, która na start wynosiła 4,88/5.

Rozszerzenie współpracy

Wygodny sposób wystawiania zleceń oraz rosnąca liczba zamówień sprawiły, że zapotrzebowanie na usługi Tikrow znacząco wzrosło – już w lipcu 2023 r. w magazynie AJS Parts prawie 30 pracowników z naszej bazy wykonało przeszło 90 zleceń.

W ramach rozszerzenia współpracy, nasz klient zaczął wystawiać w aplikacji Tikrow nie tylko zlecenia „z dnia na dzień”, ale również z tygodniowym czy dwutygodniowym wyprzedzeniem. Takie działanie pomaga w optymalizacji zarządzenia grafikiem pracy dla pracowników magazynu na cały miesiąc i daje pracodawcy większą elastyczność. W ten sposób kierownik magazynu wie, ile wakatów jest obsadzonych w danym czasie i ilu pracowników na dany moment jeszcze potrzebuje.

Tikrow stał się dla AJS Parts zaufanym partnerem również dzięki wymianie informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym – w aplikacji dostępny jest podgląd realizacji zleceń oraz ocen pracowników, którzy je wykonali do tej pory. Ważna jest wymiana opinii, jakie otrzymali wykonawcy od innych osób publikujących zlecenia po stronie AJS Parts, która jest dostępna w aplikacji. Dzięki temu różne osoby odpowiedzialne za obsadzenie wakatów mogą wymieniać się informacjami w jednym narzędziu, bez konieczności tworzenia osobnej bazy pracowników. Pozwala to także na tworzenie listy preferowanych kandydatów.

Zbudowane w ten sposób zaufanie oraz połączenie danych z aplikacji z monitoringiem liczby zamówień, pozwalają kierownikowi magazynu wystawiać zlecenia z przynajmniej tygodniowym wyprzedzeniem i mieć pewność, że poszukiwani pracownicy pojawią się w odpowiedniej liczbie na czas.

Efekty współpracy

• Ponad 8/10 obsadzonych wakatów, których dotyczyły publikowane w aplikacji Tikrow zlecenia.
• Średni czas znalezienia pracownika z uprawnieniami Urzędu Dozoru Technicznego w mniejszych miejscowościach – 4 dni.
• 20 pracowników rozładunku, konfekcjonowania i inwentaryzacji zapewnianych co miesiąc do wsparcia pracy magazynu.
• Średnia ocena pracownika – 4,88/5.